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Gestão Documental e
Padronização Oficial
O (SGDPO) tem como objetivo publicar os atos oficiais do Estado, bem como assegurar a racionalização, a padronização, a identificação, a preservação, o acesso e a divulgação do patrimônio documental e arquivístico no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas e legais, garantindo o cumprimento da legislação em vigor quanto à gestão documental e à padronização dos documentos e da publicação oficial.
A Gerência de Gestão Documental(GEDOC/SEA) por intermédio da Diretoria de Arquivo Público do Estado (DIAP/SEA), é um dos núcleos técnicos integrantes do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO).
As Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) são grupos permanentes e multidisciplinares, formados por no mínimo 5 servidores efetivos ou empregados públicos, que são responsáveis pela disseminação das políticas de gestão documental no âmbito dos órgãos setoriais e seccionais do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO).
É o instrumento que apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão, do mais geral para
o mais específico. Essa disposição utilizada no plano de classificação é denominada metodologia funcional.
O Plano de Classificação está dividido, atualmente, em 6 grupos. Do grupo 1 ao 5 a classificação é referente às atividades-meio, onde encontram-se as funções do
estado que são comuns a todos os órgãos, normatizadas por Sistemas Administrativos, distribuídas hierarquicamente. O Grupo 6 é onde estão identificadas as funções finalísticas do estado, cada uma identificada como um subgrupo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento de gestão resultante da avaliação documental realizada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.
É o instrumento que apresenta os documentos hierarquicamente organizados de acordo com as funções e atividades desempenhadas pelo órgão, do mais geral para
o mais específico. Essa disposição utilizada no plano de classificação é denominada metodologia funcional.
O Plano de Classificação está dividido, atualmente, em 6 grupos. Do grupo 1 ao 5 a classificação é referente às atividades-meio, onde encontram-se as funções do
estado que são comuns a todos os órgãos, normatizadas por Sistemas Administrativos, distribuídas hierarquicamente. O Grupo 6 é onde estão identificadas as funções finalísticas do estado, cada uma identificada como um subgrupo.
A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento de gestão resultante da avaliação documental realizada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental, determinando sua preservação ou autorizando a sua eliminação.
A eliminação de documentos públicos ocorre após a conclusão do processo de avaliação e seleção dos documentos por meio da aplicação da tabela de temporalidade da atividade meio e/ou a finalística do Órgão. Esta ação é coordenada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) de cada órgão e supervisionadas pela GEDOC.
Para que possam ser eliminados, os documentos deverão ter cumprido seus prazos de guarda, e a destinação final deverá ser “eliminação”. Os procedimentos para efetuar a eliminação dos documentos são descritos em Instrução normativa específica.
O recolhimento é uma das etapas do processo de gestão documental e está relacionado à destinação dos documentos. É no decorrer do processo de avaliação, considerada a atividade mais estratégica da gestão documental, que são estabelecidos os critérios norteadores da guarda de documentos de valor permanente e que serão recolhidos ao Arquivo Público.
A aplicação da gestão documental na máquina pública, a partir das tabelas de temporalidade dos documentos públicos, garante através das etapas de recolhimento e/ou eliminação de documentos não apenas considerável economia de recursos e celeridade das decisões e processos de trabalho, mas também, torna disponíveis documentos e informações que podem vir a constituir provas para os órgãos de controle interno e externo, para os programas de combate à corrupção e à improbidade administrativa, dentre outras finalidades.
Documentos que não podem ser doados ou eliminados, pois não perdem o valor ou a validade, constituem o patrimônio documental do Estado e corroboram as ações governamentais, materializam as atividades executadas pelas instituições públicas e delineiam a memória histórica de Santa Catarina.
A partir do recolhimento de documentos ao Arquivo Público, preservam-se aqueles documentos possuidores de valor probatório, informativo e de pesquisa que devem ser preservados em caráter definitivo, pois são inalienáveis e imprescritíveis.
O processo de recolhimento envolve uma série de etapas que estão descritas na Instrução Normativa nº 5/2024.
Informações complementares ou esclarecimentos podem ser obtidos junto à Gerência de Gestão Documental (GEDOC) através do e-mail gedoc@sea.sc.gov.br.
Curso de Introdução à Gestão Documental na Administração Pública - 2024
Como representante do núcleo técnico do Sistema Administrativo de Gestão Documental e Publicação Oficial (SGDPO), estamos oferecendo este curso para todos os setoriais e seccionais do Sistema, visando capacitar os servidores da administração pública estadual.
Úteis
