Eliminação de
Documentos
A eliminação de documentos ocorre após a conclusão do processo de avaliação e seleção dos documentos por meio da aplicação da tabela de temporalidade da atividade meio e/ou a finalística do Órgão. Esta ação é coordenada pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) de cada órgão e supervisionadas pela GEDOC.
Para que possam ser eliminados, os documentos deverão ter cumprido seus prazos de guarda, e a destinação final deverá ser “eliminação”. Os procedimentos para efetuar a eliminação dos documentos são descritos na IN SEA 16/2020.
A eliminação deverá ser registrada no Sistema de Gestão de Processos Eletrônicos – SGP-e, como processo digital com o Assunto 408 – Eliminação de Documentos e Classe 12 – Processo sobre Eliminação de Documentos. Somente após a aprovação da GEDOC e da publicação do edital de ciência de eliminação dos documentos, assegurados o prazo de até 45 dias para reclames, o Órgão poderá efetivar a eliminação.
O ato de eliminação de documentos públicos, que estejam em suporte físico (papel, microfichas, CDs), será efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de um dos membros da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Os Órgãos que ainda não possuem CPAD e/ou Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos publicados, deverão constituir a Comissão e/ou elaborar os instrumentos de gestão, para que possam proceder à eliminação oficial.