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SISTEMA DE GESTÃO DE PROTOCOLO ELETRÔNICO

O Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) foi criado para otimizar o gerenciamento de documentos e processos administrativos, tornando a autuação e tramitação mais eficiente, célere e segura. Com o aplicativo, o Governo do Estado tem por objetivos reduzir a burocracia nos órgãos e eliminar gradativamente a utilização de papel, com vistas à tramitação somente por meio digital.

A equipe de suporte do SGP-e encontra-se na Secretaria de Estado da Administração, no Centro Administrativo do Governo. O horário de atendimento aos usuários é das 8h às 12h e das 13h às 19h, através do 0800 648 1500 e do e-mail  

 

Clique AQUI para baixar o manual para “Cadastro de Usuário e/ou Troca de Lotação”.

 

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05/10/2011 - Nova sigla da Secretaria de Estado da Casa Civil é SCC

Dando continuidade à adequação da estrutura organizacional no Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e), informamos que efetuamos os trabalhos referentes a:


1) Secretaria de Estado da Casa Civil (SCC)
2) Gabinete da Chefia do Executivo (GCE)
3) Secretaria Executiva da Casa Militar (SCM)
4) Gabinete do Vice-Governador (GVG)
 
Devido a mudança de algumas siglas, informamos que para encaminhar processos/documentos para a Secretaria de Estado da Casa Civil a sigla utilizada do órgão desde o último dia 3 de outubro é "SCC", em consonância com o Decreto nº 678, de 2007.

 

Já os processos/documentos destinados ao Gabinete do Governador deverão ser enviados para a sigla GCE/GABG. Cumpre enfatizar que o ÓRGÃO Gabinete da Chefia do Executivo recebeu no SGP-e a sigla "GCE", enquanto o SETOR Gabinete do Governador segue o padrão "GABG". Logo, reitera-se que no Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico os processos/documentos e ou correspondências devem ser enviados para GCE/GABG.

 

CLIQUE AQUI para baixar a estrutura organizacional da SCC no SGP-e 

CLIQUE AQUI para baixar a estrutura organizacional da GCE no SGP-e 

CLIQUE AQUI para baixar a estrutura organizacional da SCM no SGP-e 

CLIQUE AQUIpara baixar a estrutura organizacional da GVG no SGP-e

04/10/2011 - Cadastro de Novos Usuários e/ou Troca de Lotação

O Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) comunica que, a partir de 05/10/2011, estará implantando em todo Estado de Santa Catarina o Documento Digital “Cadastro de Novos Usuários e/ou Troca de Lotação”. Desta forma, a solicitação para cadastro de novo usuário, bem como alteração em sua lotação, no SGP-e, será feita através do Portal Corporativo (http://sgpe.sea.sc.gov.br/atendimento).

Informamos que cadastros solicitados via e-mail ou Correios serão aceitos até o dia 17/10/2011. Após essa data,  a  solicitação será aceita somente  através do Formulário Eletrônico.

A utilização deste Formulário somente será possível para os servidores que estão cadastrados no SIGRH (Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos). Caso o Órgão não tenha implantado esse Sistema, o cadastro será feito através do fornecimento dos dados à equipe do SGP-e.

Clique AQUI para baixar o manual que mostra como realizar a solicitação via formulário eletrônico.

Dúvidas entrar em contato com o Suporte SGP-e 08006481500 ou

09/08/2011 - Cadastro de novos usuários na rede da SEA e a criação de e-mail no PAE

paeA Gerência de Tecnologia da Informação, através da equipe de administração e suporte do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico, informa que vai disponibilizar um novo Formulário Eletrônico, seguindo a estratégia de automatização de Processos e Mapeamento de Fluxos.

Desde a segunda-feira (08/08/2011), o processo de cadastro de novos usuários na rede da SEA e a criação de e-mail no PAE de usuário também da SEA está sendo efetuado através do Portal Corporativo do SGP-e.

Para esse novo procedimento foi desenvolvido um formulário eletrônico (disponível no Portal Corporativo do SGP-e através do http://sgpe.sea.sc.gov.br/atendimento ) a ser preenchido pela Gerência de Gestão de Pessoas (GEPES) nas seguintes relações de trabalho: Efetivo, Comissionado e Estagiário.

No caso da relação de trabalho Tercerizado, o formulário deverá ser preenchido pelo Gerente responsável do setor ao qual o funcionário está lotado.

Para auxiliar as Gerências no cadastro desse formulário, clique em manual .

Já para alteração de senha ou qualquer outra informação cadastral, o usuário deve entrar em contato com a GETIN/Suporte pelo telefone (48) 3221 - 8687.

Informações ou dúvidas acerca do Projeto SGP-e, basta entrar em contato pelo e-mail ou pelo telefone 0800 648 1500

15/07/2011 - Testes são realizados em base de homologação para não prejudicar usuário

O Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) está em constante aprimoramento para melhor atender a todos usuários. Para garantir total qualidade e atender as expectativas, uma equipe formada por administradores e suporte da Secretaria de Estado da Administração, em conjunto com analistas da Empresa Softplan e do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina vem agindo em parceria e buscando efetuar as solicitações de novas implementações, eliminando os problemas que porventura surjam no sistema.

Conforme Patrícia Brasiliense, que integra a equipe de administração e suporte do SGPe, todas as ações buscam fornecer maior transparência, confiabilidade e segurança, como também melhoria na qualidade dos serviços prestados pela equipe do projeto. “Existe uma ferramenta que permite realizarmos todos os testes nas atualizações do aplicativo sem causar impacto para os usuários do sistema, que consiste no ambiente de homologação”, explica.

Ela comenta que o ambiente é similar ao ambiente de produção, no qual são realizados os testes de melhorias e correção de erros. “Esse ambiente permite também a validação de novas versões a fim de minimizar os problemas ao entrar em produção”, finaliza.

11/07/2011 - Equipe do SGP-e inicia mapeamento de processo

Reuniram-se  na última sexta-feira (08/07) o coordenador do SGP-e, Guilherme Wendhausen Pereira, o administrador Rogério Orcelli e a analista de negócios do CIASC Simone de Castro, ambos integrantes da equipe de suporte do SGP-e, servidores da Gerência de Administração, Finanças e Contabilidades da SEA e representantes da Softplan.

No encontro, foram tratados diversos pontos acerca do mapeamento do processo denominado “Solicitação para adiantamento de diárias" para viagem de servidor em exercício a serviço do Estado. Conforme Orcelli, esse mapeamento visa à facilitação e agilização das informações pertinentes a tramitação, desde a abertura de um processo até a aprovação da liberação de adiantamentos ao servidor em viagem a serviço.

08/07/2011 - SEA divulga nova instrução normativa sobre o Sistema de Gestão do Protocolo Eletrônico

A Secretaria de Estado da Administração, através da Gerência de Tecnologia da Informação e  Governança Eletrônica, informa que foi publicada em 15 de junho de 2011 a instrução normativa nº 2, que visa ao estabelecimento de regras e procedimentos relativos à utilização do Sistema de Gestão do Protocolo Eletrônico (SGP-e), orientando a Administração Pública Estadual quanto ao gerenciamento de documentos e processos físicos e eletrônicos.

Conforme o documento, é obrigatório o uso do SGP-e em todos os Órgãos e entidades da Administração Pública Direta, Autarquias e Fundações. O Gabinete do Secretário Adjunto da SEA, por meio da Gerência de Tecnologia da Informação (GETIN), é responsável pelo processo de implantação do sistema. 

Por sua vez, a Diretoria da Imprensa Oficial e Editora do Estado de Santa Catarina/Arquivo Público, através da Gerência de Gestão Documental (GEDOC), ficará responsável por administrar o SGP-e com suporte técnico do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina (CIASC), após: 1) verificação da conformidade na implantação com a Instrução Normativa; 2) Atendido o previsto no Edital; 3) Capacitação da Gerência de Gestão Documental- GEDOC, como administrador do Sistema.

Cumpre enfatizar que o documento anterior que tratava do tema (Instrução Normativa  nº10 / 2010) foi revogado em virtude de mudanças no gerenciamento do projeto. 

Clique em INSTRUÇÃO NORMATIVA nº 2/SEA - de 15/6/2011 para baixar. 

04/07/2011 - Equipe de suporte do SGP-e e analistas do CIASC fazem treinamento do módulo workflow

siteA equipe de administração e suporte do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) e analistas do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina (CIASC) participaram, nos dias 29 e 30 de junho, do curso do módulo workflow. Ministrado pelo analista da Softplan, José Maurício Cordeiro Júnior, o treinamento tinha como objetivo apresentar a ferramenta que o aplicativo utiliza  para a criação de fluxos de trabalho, que será em breve disponibilizado no SGP-e.
 
Com a implantação desta ferramenta, poderá ser efetuado o mapeamento dos fluxos de processos e documentos, permitindo a implantação efetiva por meio digital. Além de possibilitar mais celeridade na tramitação dos processos, os fluxos evitarão erros no encaminhamento, já que estarão definidos no sistema os possíveis caminhos para tramitação. “Estarão disponíveis na tela de encaminhamento apenas os setores definidos no fluxo”, explicou o analista da Softplan, Cláudio Moraes.


27/06/2011 - Implantação do processo digital nos órgãos SIE, DETER e DEINFRA

processo_digitalO trabalho de implantação do processo digital está a todo vapor. Estão sendo realizados pela SEA, em parceria com a Softplan, os trabalhos de Digitalização de documentos da Secretaria de Estado da Infraestrutura, bem como o mapeamento dos processos referentes aos assuntos de Convênios e Descentralização para implantação do Processo Digital no órgão.

Nas últimas semanas foram realizadas diversas reuniões, nas quais a equipe da Softplan deu início ao trabalho de levantamento do acervo a ser digitalizado. Segundo o analista de sistemas da empresa, Frederico Augusto Maielo, a próxima etapa será a realização do mapeamento do fluxo de trabalho referente ao assunto de Convênios para início da implantação do Processo Digital.

Já no Departamento de Transportes e Terminais do Estado de Santa Catarina (DETER), foi iniciado na última segunda feira (20/06) o trabalho de mapeamento do fluxo de atividades referente ao assunto de Auto de Infração pela equipe da Softplan. “Na próxima etapa a equipe de analistas responsáveis pelo levantamento estará apresentando melhorias no fluxo e iniciando o trabalho de desenvolvimento dos formulários e integrações identificadas”, elucida Maielo.

Os trabalhos de implantação do Processo Digital também foram iniciados no Departamento Estadual de Infraestrutura, cuja gerente de Tecnologia, Maria Waleska, está realizando a análise do assunto no qual será mapeado o processo pela equipe da Softplan.

22/06/2011 - Inclusão de Novos Assuntos em fase de implantação no SGP-e

Está em processo de implantação no SGP-e o fluxo "Inclusão de Novos Assuntos", que possibilita a solicitação de cadastro de novos assuntos no SCTT. Em breve também estarão disponíveis para utilização da SEA os formulários eletrônicos:

1) Baixa de Bens (Processo utilizado para solicitar a baixa de um determinado bem pela Sea)
2) Locação de Imóveis (Solicitação de uma nova locação de um imóvel)
3) Inclusão de Novos Usuários na Rede da Sea (Procedimento para inclusão de novo usuário na rede, com criação do e-mail no Pae e usuário da rede)

Estão em processo de produção os formulários: 

1) Comissão de Licitação (Processo para criação de comissão de licitação permanente e especial);
2) Licença Prêmio (Solicitação para o servidor usufruir deste direito);
3) Declaração de Bens, Valores e Rendas (Formulário / Fluxo com informações referentes à declaração que os servidores públicos precisam informar no ingresso ao Serviço Público e Cargos Comissionados);
4) Afastamento para Aguardar Concessão de Aposentadoria (Procedimento facultativo de afastamento para aguardar a concessão de aposentadoria).

Os formulários estão sendo desenvolvidos pela equipe do SGP-e em conjunto com as Gerências responsáveis e a empresa Softplan. Assim que finalizados, estarão disponíveis no Portal Corporativo (http://sgpe.sea.sc.gov.br/atendimento). 

21/06/2011 - Nova meta do SGP-e: Implantar Processo Digital nos órgãos do Governo do Estado

A equipe de administração e suporte do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) apresenta nova meta para 2011: implantar efetivamente o Processo Digital em todos os órgãos do Governo do Estado.  Com isso, tem por objetivos reduzir a burocracia e eliminar gradativamente a utilização de papel. Atualmente, os órgãos da Administração Direta, Autarquias e Fundações já estão utilizando o SGP-e, porém ainda trabalhando com o processo físico.

Conforme o coordenador da equipe do SGP-e na Secretaria de Estado da Administração, Guilherme Wendhausen Pereira, o processo digital tem como principal ponto os Formulários Eletrônicos. "Através desse procedimento, os processos irão tramitar totalmente em meio eletrônico, sem a utilização do papel. Esse processo é gradativo, pois se trata de uma mudança cultural dentro das atividades realizadas no dia-dia do servidor público", informou.

Ele informa ainda que, na SEA, vem-se trabalhando com a implantação de três Formulários Eletrônicos na Gerência de Acompanhamento e Normatização da Gestão de Pessoas: licença prêmio, declaração de bens, valores e rendas, e afastamento para concessão de aposentaria.

"Já na Diretoria de Gestão Patrimonial, estamos desenvolvimento formulários de Baixa de Bens e Locação de Imóveis. Na Diretoria de Gestão de Materiais e Serviços, na Comissão Permanente de Licitação e na Gerência Tecnologia da Informação, trabalhamos com a inclusão de novos usuários na rede", finaliza Wendhausen. 

 17/06/2011 - Tramitação interna de prontuários de servidores periciados em discussão 

aleA Diretoria de Saúde do Servidor (DSAS), através da Gerência de Perícia Médica (GEPEM), se reuniu na terça-feira (14), no prédio da DSAS, para viabilizar uma funcionalidade no Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico.O objetivo é contemplar a tramitação interna de prontuários de servidores periciados dentro da estrutura organizacional da GEPEM, abrangendo o Centro de Saúde do Servidor (CESAS) de Florianópolis e trinta unidades de Saúde do Servidor do interior do Estado.

A reunião foi coordenada pelo Administrador Marcos Antônio Silveira Castro (GEPEM), com a participação do analista Alexandre Borges do Centro de Informática e Automação de Santa Catarina (CIASC), supervisores e colaboradores da GEPEM.

(Texto e foto Assessoria de Comunicação DSAS/SEA)

 

20/05/2011 - SGP-e e Softplan discutem melhorias no sistema

Com o objetivo de discutir e tratar diversos assuntos relacionados à otimização do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico, reuniram-se na sede da empresa Softplan, na última quinta-feira (20/05/11), o gerente de tecnologia da informação da Secretaria de Estado da Administração (SEA/GETIN) Danilo Pereira, o gerente de projetos Rodrigo Bianchini e a coordenadora de projetos Cristiane Pavani, ambos da Softplan, e a equipe de suporte do SGP-e.

Na pauta, destacaram-se os seguintes tópicos: 1) resolução de problemas de ordem técnica na funcionalidade “De-Para”, utilizada para a adequação da estrutura organizacional no SGP-e; 2) tempo de resolução e interpretação das Solicitações de Alteração (Salts); 3) criação de formulários eletrônicos; 4) homologação dos Relatórios de Atualização de Versão (RAVs); e 5)utilização de servidores para melhoria de performance do sistema.

19/05/2011 - Reunião entre SGP-e, GECOF e Softplan 

gecofEm reunião realizada na tarde desta quarta-feira (18/05/11), reuniram-se na Secretaria de Estado da Administração o coordenador da equipe de suporte do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico, Guilherme Pereira, a analista de negócios do CIASC, Simone Zanco de Castro, funcionários da Gerência de Avaliação e Controle Funcional (GECOF) da SEA e analistas e técnicos da Softplan, empresa que desenvolve o SGP-e.

Durante o encontro, foram discutidas a homologação e a validação de três formulários eletrônicos (licença prêmio, declaração de bens, valores e rendas, e afastamento para concessão de aposentaria), bem como a integração com o Sistema de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH).

 

17/05/2011 - Equipe de base do SGP-e atende na SEA/GETIN 

A Secretaria de Estado da Administração, através da Gerência de Tecnologia da Informação, comunica que a equipe de suporte e atendimento do Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e) está atualmente lotada no Centro Administrativo do Governo do Estado de Santa Catarina.

Realizada no início do mês de abril, a mudança ocorreu em virtude de adequações na parte gerencial do projeto, estando nesta fase sob a coordenação da SEA/GETIN. Anteriormente, a equipe estava lotada nas dependências da Diretoria da Imprensa Oficial do Estado de Santa Catarina (DIOESC).

O atendimento aos usuários, porém, não foi afetado, sendo realizado normalmente através do 0800 648 1500, das 8h às 12h e das 13h às 19h. 

Formada por cinco funcionários da SEA, dois técnicos da Softplan (empresa que desenvolve o sistema), um analista de suporte e um analista de projetos, ambos do CIASC, a equipe de suporte do SGP-e vem se esmerando para efetuar um atendimento de qualidade, buscando celeridade na resolução dos problemas.

O novo endereço para correspondências e demais comunicados devem ser enviados para Centro Administrativo do Governo do Estado de Santa Catarina, à Rodovia SC 401, KM 5, nº 4600, Saco Grande II, Florianópolis, SC, Caixa Postal 203, CEP: 88.032-000

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