A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução de documentos, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Contempla todo o ciclo de vida do documento, desde a sua concepção e produção até a sua destinação.  Com a gestão documental, é possível garantir a preservação dos documentos que integram o patrimônio documental do Estado, permitindo a agilidade no acesso à informação, bem como a otimização de espaços físicos com a guarda de documentos.

Sistema Administrativo de Gestão Documental, Editoração e Publicação Oficial (SGDPO), regulado pelo Decreto 1.481/2018, tem como objetivo assegurar a racionalização, padronização, identificação, preservação, acesso e divulgação do patrimônio documental e arquivístico no âmbito da Administração Pública Estadual Direta e Indireta, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas e legais, bem como publicar os atos oficiais do Estado. A Secretaria de Estado da Administração (SEA) é o órgão central do Sistema e a Diretoria de Imprensa Oficial e Editora de Santa Catarina (DIOESC) é o núcleo técnico. As Secretarias de Estado, Autarquias, fundações e sociedades de economia mista estão representadas no Sistema pelas suas unidades administrativas, caracterizadas como órgãos setoriais e seccionais.

Dessa forma, todos os entes da Administração Pública Estadual Direta e Indireta subordinam-se tecnicamente à SEA, no que diz respeito ao ordenamento das atividades sistêmicas de gestão documental, editoração e publicação oficial.

O Arquivo Público do Estado, integrante da DIOESC, coordena as políticas de gestão documental que compreendem os documentos nas fases corrente e intermediária, por meio da Gerência de Gestão Documental - GEDOC, e documentos de guarda permanente pela Gerência de Recuperação Documental – GERED.

                                                 

“Em cada órgão governamental é armazenado um valioso patrimônio público: seus documentos, essenciais para o governo e os cidadãos aos quais serve. Tais documentos são primordiais para o planejamento, administração e controle das operações governamentais e, por isto, refletem a condução das funções públicas. Contêm informações sobre origem, desenvolvimento e execução de programas governamentais. Mostram a estrutura organizacional do Estado, seus modelos de procedimento e a maneira como o governo utiliza os recursos públicos. Tal como outros importantes recursos do Governo, seus documentos devem ser gerenciados para assegurar eficiência e economia.” (CAMPOS et al, 1995, p. 14).